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Mantenimientos y suscripciones en software ¿Mensuales o anuales?

Desde mi punto de vista aquí no hay  duda, tanto para el cliente como para el proveedor en software lo más interesante es el contrato mensual.

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1.-Gasto periódico: cuando es una cuota mensual se convierte en una gasto periódico que para la mayoría de las empresas es tratado como la luz, el agua o el teléfono.

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2.-Mejor 100 que 1200: creo que está claro que todos preferimos pagar 100€/mes que 1.200€ de golpe, es lo mismo pero nuestro cerebro lo identifica de formas diferentes al ver las dos cantidades.

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3.-Pago lo que uso: el contrato anual trata de  obligar al cliente a permanecer en el servicio al menos doce meses, el cliente quiere pagar por lo que usa, si permanece cinco meses con el servicio paga cinco. La sensación de libertad hace más fácil la compra y la venta del producto.

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4.-Recibo bancario/Paypal: Evidentemente la forma de pago debe de ser recibo bancario, bien por Paypal o sistema tradicional, si la forma de pago es otra, el sistema mensual no compensa. Las empresas aceptan domiciliación bancaria para importes pequeños mensuales, no para importes anuales grandes que se prefiere formas de pago como transferencia.

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5.-Evita renovaciones: cuando tengo que pagar 1.200€/año quiero que me expliquen lo que me van a incluir en los siguientes doce meses, si pago al mes no necesito pedir explicaciones cuando no me gusta el servicio me doy de baja en ese mes y se acabó.

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6.-Regulación de la tesorería: cuando cobras mes a mes aprendes a regular tu economía, si la mayoría de los ingresos del año te entran en enero pues al final ¿Qué haces? Gastarlo. :). Estoy seguro que si en las empresas pagaran anualmente en noviembre y diciembre estaríamos la mayoría a dos velas. En algunas empresas americanas se paga semanalmente, esto ayuda a que la gente se regule mejor en el mes.

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7 comments on “Mantenimientos y suscripciones en software ¿Mensuales o anuales?

  1. Todo lo que dices es correcto… pero hay algo que se pasa por encima y es que el esfuerzo para gestionar X suscripciones es 12 veces mayor si se hace mensualmente que si se hace anualmente. Es decir, debes dedicar muchos más recursos a una tarea que en la norma genera está automatizada, pero que siempre hay excepciones. Multiplicar por 12 o más las excepciones es muy caro.

    Esa es la razón por la que los proveedores prefieren vender contratos de soporte cuanto más largos mejor. Además de tener un ingreso financiero y un cliente cautivo, se ahorran mucho dinero en backoffice necesario para la gestión de la suscripción.

  2. Alfonso,

    Yo tengo un modelo que “mejora” (en mi opinión) lo que indicas de los pagos mensuales. Tenemos calculadas unas horas de soporte que generamos mensualmente y en base a eso pagamos un mantenimiento mensual. Cada tres meses, se revisan las horas invertidas en soporte, si vemos que excede el número calculado, la cuota aumenta, si vemos que disminuye la cuota disminuye.

    Un fuerte abrazo amigo.

  3. Santi dice:

    Mi experiencia, que pasa por los dos casos, se decanta claramente por la opción mensual que comenta Alfonso

    Estoy muy convencido de que el sistema mensual a la larga da menos trabajo que el anual, al menos en mi caso ha sido así. Está claro que en el mundo somos muchos, y muchos proveedores de software pueden preferir la otra opción…

    Nota: Respecto a que que el hecho de la paga mensual ayude a regular mejor… no lo veo tan claro. Creo que aquí es al revés, y ahorraría menos si ya dispongo lo que me van a pagar antes. Es bueno para el consumo, no sé si tanto para el ahorro.

  4. @Diego Parrilla no existe fórmula perfecta y todas tienen sus “peros”. Lo que comentas es cierto y su proceso administrativo tiene que ser lo más firme posible para no perder mucho tiempo en excepciones. Por eso recomiendo el “recibo mensual” pagar gestionarlo.

    @Carlos gracias por la aportación está claro que es un modelo de mejora

    @Scabaleiro sobre lo de regular mensual como siempre depende del tamaño de la empresa. Yo aún me acuerdo cuando no veía más allá de 3 meses, no tenía presupuestos, ni cash flow a un año, etc… cuando eres grande y planificado te da igual pero cuando empiezas el efecto miopia te lleva. http://alfonsogu.com/2007/11/13/el-efecto-miopia/

  5. Me parece un tema muy interesante, en nuestro caso casi todos los clientes están en el modelo de mantenimiento mensual por niveles, algo parecido a lo que hace velneo, a mayor importe mensual mejor y más servicios.

    Llegamos a este punto tras una etapa de maduración y en general por todas las virtudes que muy bien explica Alfonso en el post, sin embargo la mayor dificultad que tenemos es la comentada por Carlos.

    En nuestra empresa tenemos un control exacto de las horas trabajadas para cada cliente. Cuando los analizamos vemos que a veces hay grandes desequilibrios en el tiempo dedicado a dos clientes en teoría iguales (mismo negocio, mismos trabajadores, parecida facturación…), ya que en el fondo el soporte depende de las personas que están al otro lado. En la empresa A los usuarios han hecho cursos de informática y saben cambiar el cartucho de la impresora, en la empresa B hay caos cuando la impresora se queda sin papel.

    De hecho nos propusimos la solución ya comentada de cambiar los importes a los que más nos hacen trabajar. Al final no nos decimos por varios motivos: en general les colocamos a todos el mismo programa y nuestro entorno de trabajo por el momento es pequeño (son soluciones verticales dónde se conocen) y sería complicado explicar a dos negocios aparentemente iguales que uno paga el doble que el otro. Por otro lado nos complica la venta, el sistema de niveles es muy limpio y fácil de explicar, de entender y por lo tanto de vender, subir el mantenimiento a un cliente sería un conflicto y casualmente (curiosamente) al final el trabajo se compensa entre todos.

    Respecto a la dificultad de gestión anual en nuestro caso es nula, nuestro maravilloso sistema de gestión (aprovecho para una cuña publicitaria con permiso del propietario del blog), realizado en velneo 6 hace eso de forma automática incluyendo la creación de remesas, envío de mails, facturar…, basta apretar un botón y tienes el fichero Q19 listo para subir a tu banco, las facturas en pdf listas para enviar y los correos electrónicos enviados.

    Como en casi todos procesos de gestión un buen programa ahorra muchas horas, dinero y quebraderos de cabeza.

  6. Santi dice:

    @fernado: estoy de acuerdo, es importante un ágil sistema de gestión. El nuestro también está hecho con Velneo y es una maravilla, al inicio llevaba varios días facturar todo y ahora son minutos.

    Saludos a todos.

  7. jarboleya (Jesús) dice:

    Interesante debate 🙂

    Sobre el tema de costes administrativos mi experiencia es que el coste de negociación de los mantenimientos de renovación y facturación anual es muy superior al coste administrativo de gestionar la facturación del servicio mensualmente.

    Además, hay que tener en cuenta que en ambos casos se pueden producir problemas en los cobros, impagos, etc. Con la diferencia de que un impago mensual no afecta a tu tesorería en la misma medida.

    Si bien es cómodo facturar y luego remesar, aún es más seguro utilizar la suscripción por PayPal donde ellos se encargan de gestionar el cobro y en caso de que se produzca tenemos programado, con Velneo, yo también meto cuña 😉 la recepción de la notificación y la emisión de la factura. Esto también evita la generación de abonos en caso de impagos.

    Esta claro que no existe un método perfecto, pero administrativamente y a nivel de tesorería es mucho más cómo y tranquilo trabajar con ingresos mensuales casi constantes que con períodos de alto riesgo de ingresos, si se facturan los mantenimiento anualmente en Enero, por ejemplo.

    Por último, estoy de acuerdo con Fernando en el tema de mantener el precio del servicio por niveles de prestaciones y no por consumo de horas. Lo segundo como comenta es muy problemático a nivel de gestión tanto en la venta como en los cambios. Opino que es más sencillo asumir que existen clientes con tipología diferente A (Consumo de horas por encima de la media), B (en la media) y C (por debajo de la media). Si el precio del servicio está bien establecido la media hará que se compensen los excesos de unos clientes con los otros.

    Un saludo a todos.

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