¿Cómo mejorar el soporte técnico de software?

No tengo tiempo para escribir una carta corta, así que escribiré una larga en su lugar. Mark Twain

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Hoy iré al gimnasio. La próxima vez no pediré postre. Mañana madrugo. Empezaré a comer verdura, dejaré la carne. Menos TV y más lectura. Haré esa llamada. Pasaré más tiempo con mi familia. El 31 de diciembre dejo de fumar. Cumpliré el horario de esta reunión.

Retraso hábitos que son positivos para mi futuro. Sé qué hacer pero no lo aplico. Lo urgente supera lo importante. Parece fácil, es difícil.

Bugs sin resolver. Si estoy al teléfono no resuelvo bugs. No tengo tiempo para crear documentos. Voy a darme prisa con este cliente porque hay otro esperando. Es imposible refactorizar. Se repiten bugs y no los soluciono.

En soporte lo urgente gana a lo importante. No somos preventivos. No hay tiempo a pensar en el futuro. Pierdo tiempo hoy en vez de ahorrarlo mañana. Cambiar los hábitos será la clave del éxito para mejorar el departamento de soporte.

 

Tus clientes no quieren hablar contigo

Los clientes no quieren hablar conmigo, porque los clientes no quieren tener problemas. El cliente te llama como último recurso. Intenta resolver el problema, después busca en google y por último llama. Creía que los clientes prefieren el teléfono al autoservicio web y los estudios realizados por CEB demuestran que no es así.

Hace 10 años el 66% de los clientes usaba en primer lugar el teléfono.

Hoy día sólo el 25% usa como primer medio el teléfono.

Mi preferencia por el teléfono partía de asunciones erróneas:

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• El autoservicio web se usa para incidencias fáciles y sencillas, cuando las incidencias son complejas el cliente prefiere llamar.

 

• El servicio web es para clientes que tienen 20 años, son técnicos y manejan internet.

 

• Es difícil y caro montar un buen sistema de autoservicio web.

 

Como cliente me da igual el canal, quiero soluciones sencillas y rápidas con poco esfuerzo por mi parte.

 

Solución rápida, problema persiste

Si tengo prisa no pienso, remedios rápidos. Me duele la cabeza: me tomo aspirina,  mi hija llora: le pongo dibujos, estoy cansado: veo tele, software falla: le pongo código parche, se cuelga el software: reinicio, ordenador lento: pongo más memoria. Remedios rápidos problemas que vuelven, tu niña volverá a llorar, el bug se reproduce y el ordenador se queda sin memoria.

Según estudios The effortless experience, la mitad de incidencias que creemos solucionadas vuelven, una, dos, tres, cuatro y hasta cinco veces  de manera explícitas o implícitas.

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Anticipar, profundizar, buscar problemas colaterales, nos evita que los clientes vuelvan a llamar. Un indicador para medir este problema es el número de soportes de un mismo cliente en 7 días. Me sorprendo cuando veo las veces que durante 7 días nuestros clientes vuelven a contactar por la incidencia original o adyacente.

 

¿Cuál es tu problema real?

Mi hija llora, ¿Por qué lloras? me dice que está aburrida y pide Pocoyó. Si le digo que no vea tele, llora, si juego con ella es la niña más feliz del mundo.

No contamos problemas, pedimos soluciones. Un cliente me dice que quiere una columna en el informe, le digo que NO y se cabrea. No dedico tiempo a conocer el problema original del cliente. El problema original no tiene que ver con la solución propuesta o las soluciones alternativas que le puedo ofrecer; exportar a excel, usar otra opción, etc …

¿Cómo mejoro?

• No soy rápido diciendo NO. Centro mi energía en conocer el problema original, la raíz de la consulta, la motivación, el interés. ¿Qué tiene el cliente en la cabeza?

 

• No invierto energía en explicar el NO. Centro mi energía en dar alternativas, soluciones al problema. Cuando alguien te plantea una petición doy alternativas de solución al problema original.

 

• No me centro en la petición. En un software tengo que conocer los contextos de uso, el momento, los usuarios, la instalación, existen muchas variables que condicionan la solución al problema. Para un problema existen muchas soluciones, no sólo la petición original.

 

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Bibliografía y gráficos: The effortless experience & CEB