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¿Cómo gestionar las reuniones?

Las reuniones son uno de los mayores ladrones de tiempo que existen en las empresas. Durante años hemos intentado depurar el procedimiento de las reuniones. Aquí os comparto la experiencia acumulada de perder mucho tiempo durante diez años en reuniones. No es que ahora sea perfecto pero hemos avanzado bastante y más que nos queda.

La primera norma aplicable a las reuniones debe ser la siguiente:

¿Existen otras alternativas que ahorren tiempo, esfuerzo y dinero?

Si la respuesta es afirmativa ya no tiene sentido convocar la reunión.

1- CONVOCATORIA

La convocatoria de una reunión debe realizarse vía evento fijo con un mínimo de 48 horas de antelación, indicando los siguientes aspectos:

En el asunto del evento fijo se debe indicar:

  • Reunión + Tema de la reunión
  • Lugar

En el cuerpo del evento fijo se debe indicar:

  • Objetivo: Definir claramente cual es la finalidad de la reunión, para que va a servir.
  • Coordinador: Quien va a dirigir la reunión, que es la persona que va exponer el tema y los objetivos, controlar participación y tiempos,… intentando en todo momento conseguir el objetivo marcado con la reunión.
  • Secretario: Persona que va a tomar acta de la reunión y generar las actividades que surjan de la misma.
  • Orden del día: lista de puntos a tratar en la reunión. El primero debe ser siempre la revisión del acta y actividades derivadas de la última reunión, en caso de haberla.

Si algún punto de la reunión implica la presentación de algún informe por parte de alguno de los participantes, el que convoca la reunión debe poner la actividad correspondiente a ese participante e indicarlo en el punto correspondiente.

Es responsabilidad de quien convoca la reunión que se disponga de todo el material necesario para llevarla a cabo (sillas, portátil, skype, micrófono, teléfono, etc…)

2- ACTA

En la solución del evento fijo es donde el secretario de la reunión debe reflejar:

  • Conclusiones o acuerdos respecto a cada punto.
  • Actividades a generar respecto a cada punto.
  • Fecha y hora de la próxima reunión.
  • Método de seguimiento de las conclusiones y actividades (Otra reunión, un informe…)

3- NORMAS DE CONDUCTA

  • Puntualidad absoluta para comenzar y terminar la reunión.
  • Evitar interrupciones (Apagar los teléfonos…)

4- RECOMENDACIONES

  • Si se puede, convocar las reuniones al comenzar o terminar la tarde, en base a la curva general de productividad a lo largo del día.
  • Procurar hacerlas lo más avanzado de la semana que sea posible (jueves tarde o viernes mañana)
  • Evitar hacer reuniones de más de una hora.
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