Demostración de Software

Siempre pensé que en el mundo del Software Empresarial la demo es una parte fundamental. En los últimos años escribí varios artículos sobre este asunto:

Jorge es un comercial que trabaja con nosotros desde hace un año, llevaba muchos años vendiendo para SAP, de ellos tenemos mucho que aprender. Hace poco Jorge me pasó este documento sobre la demostración de software empresarial que creo que es muy interesante que comparta con vosotros.

Aquí os dejo el texto original de Jorge:

La demostración de software empresarial es un ejercicio de comunicación que forma parte fundamental en el desarrollo comercial de la venta.El objetivo de la demostración es dar el mayor avance posible al proceso de la venta. Para alcanzar ese objetivo es necesario ser muy cuidadoso con todos los aspectos que intervienen ella:

  1. Información previa (comercial – consultor)
  2. Preparación de los datos (consultor)
  3. Demostración (Funciones -Ventajas – Beneficios)  (comercial – consultor)
  4. Dudas funcionales (consultor)
  • Conclusiones enfocadas al cierre (comercial)

Toda la información previa que se pueda recoger de forma directa (toma de datos cubierta por el cliente) o indirecta ( web, consultas a colaboradores, etc), siempre tiene  interés y nos puede aportar riqueza de datos de cara al conocimiento de su actividad y necesidades funcionales  para la demostración o para la negociación comercial posterior.
Nunca nos sobra nada de información, no desechemos los detalles, pues son a veces la parte fundamental en la toma de decisiones ( los hombres somos animales racionales, pero las emociones tienen mucho peso en nuestros comportamientos y con frecuencia pesan más que  los argumentos razonados).

En este sentido la toma de datos es un paso fundamental porque debe ser una fuente básica en la elaboración del guión de la demostración, pero no debemos limitarnos a ella, sino que podemos ampliar en lo posible y siempre ponderando los esfuerzos, todos los canales de información a nuestro alcance. Es imprescindible compartir la comunicacion ( Comercial – consultor) para que los planteamientos y los esfuerzos de comunicación nos dirijan en una misma dirección, respetando las fases técnicas y comerciales del proceso.

2/  Preparación de los datos para la demostración.

Aunque suponga un esfuerzo grande, es muy necesario, pues el cliente espera ver un poco reflejada su imagen ( a través de los datos aportados). De poco vale que tengamos los datos de su actividad si luego no hacemos referencia continua en la demostración a ellos, para contrastar el alcance de su necesidad funcional y detectar posibles detalles particulares de su manera de trabajar. El posible cliente tiene que sentirse protagonista de lo que ve, de nuestro interés y de nuestra presentación (detalles personalizados que conozcamos, logo de su empresa, etc. etc.).

Nosotros sabemos el esfuerzo que hacemos para personalizar los datos, ese esfuerzo no lo
ve el cliente y a veces nos puede parecer incluso una pérdida de tiempo, pero no debemos por ello dejar de hacer las cosas con profesionalidad e ilusión o caeremos en la dejadez en el momento mas crucial del proceso de venta, y eso siempre se paga en el resultado final.

3 y 4 /  En la Demostración

Haz un esquema elemental en la demostración, con el guión de puntos imprescindibles y un orden lógico. Es muy recomendable tener al lado una guía de pasos fundamentales que debemos enseñar y que no debemos olvidar, no solo para no dejar aspectos sin tocar sino también por seguir un orden lógico en la demostración.

La funcionalidad que se enseña tiene VENTAJAS en la operativa del negocio y aporta BENEFICIOS  para la empresa.

Este es el enfoque de la presentación de funcionalidad por lo que hay palabras que deben estar muy presentes en la demostración:

rapidez, eficacia, ahorro de tiempo, eliminación de trabajo pesado, movimiento de papeles, comunicación entre usuarios, sencillez de uso, tareas complementadas, aprovechamiento de la información, servicio, integración entre módulos, capacidad para interactuar con plataformas exteriores, etc.

Cuando se enseña una funcionalidad, ya sea hacer un pedido, albarán, una factura,  o lo que sea hay que finalizar el proceso con el resultado: mostrando la imagen del documento, si no tenemos disponible impresora, o pdf o sea lo que sea necesario que nos falte,  se llevaran los documentos  ya impresos para dejarlos sobre la mesa, pero es fundamental dejar el impacto visual del trabajo hecho.

Si tenemos enlaces con ofimática, correo, factura electrónica, archivo documental, integración web, etc., no basta con decirlo de pasada: hay que destacar el abanico de posibilidades que se abre con esta función y las ventajas en el día a día. Hay que dar la imagen de una aplicación abierta a comunicarse y comunicada con todo lo necesario en el trabajo de hoy y de mañana. Es aconsejable tener ejemplos  preparados  y mostrarlos.

Es importante que la comunicación sea fluida y bidireccional, para ello es conveniente recordarlo en el inicio de la reunión y realizar pequeños actos que faciliten este flujo (preguntar con frecuencia al cliente si le vale lo que esta viendo, si encaja con su manera de hacer las cosas, si le gusta, etc. , es decir, tirándole de la lengua para que se suelte y se comunique. Tenemos que ganar terreno en su confianza como profesionales pero también como personas.
Si es importante enseñar lo que puede hacer el programa lo es igual o en mayor medida conocer la realidad y el día a día de la empresa a la que visitamos.

Debemos mirar a la persona a la que nos dirigimos. No hay nada peor para la comunicación en una demo que el demostrador  enfocado a la pantalla del ordenador y repasando menús. Hay que tener presente siempre la validez  de la comunicación no verbal y su gran importancia en la trasmisión de mensajes.

Hay que ser dinámico en la exposición, pero valorando siempre el grado de seguimiento de los asistentes. De vez en cuando, cuando nos interese resaltar algo, debemos romper la dinámica :
levantarnos y señalar en la pantalla lo que queremos destacar, comentar alguna anécdota o enseñar algún impreso o documento que varíe el foco de atención. Es algo así como el cambio de postura cuando llevamos buen rato en la misma posición, necesario y aconsejable para conseguir mantener  la atención.

Por supuesto, una de las normas elementales es evitar entrar a enseñar algo que no se ha preparado  con antelación y de lo que no estemos completamente seguros del resultado (es contraproducente en un elevadísimo tanto por ciento de los casos, siempre se cometen pequeños errores, omisiones o no están configurado previamente de la manera adecuada, etc.).

Cuando nos hacen una pregunta por alguna funcionalidad del programa, debemos aprovechar para completar la información de su actividad y centrar la respuesta. Tenemos la tendencia a responder muy rápido un SI o un No y  no aprovechamos el momento de establecer la comunicación. Si la respuesta a la pregunta es un SI, debemos adornarnos un poco y si es un NO, debemos indagar en su necesidad, lo mas usual es preguntar nosotros como están resolviendo en la actualidad esa problemática, ya que tendemos a dar por supuesto que lo tienen resuelto y es una carencia nuestra, cuando en la mayoría de los casos no es así.

Cuando se encuentran varias personas en la demostración, lo primero que se debe hacer es identificar el rol de cada uno en la empresa, y para ello lo más aconsejable es preguntar directamente y valorar los perfiles por la información que recibimos y por el como nos la entregan. Ahí ya se pueden empezar a valorar actitudes positivas y reservas de los asistentes.
En este momento de la comunicación, se puede preguntar que espectativas tienen de cara a un posible cambio de sistema informático de gestión. Lo mas importante es crear lineas de comunicación, hacer que se sientan importantes los asistentes.

Un error bastante común es no ponerse en el lugar de alguno de los asistentes a la demostración (por ejemplo la situación de empezar a enseñar la contabilidad diciendo que prácticamente no hay que hacer contabilidad porque toda la parte de facturación propia es automática y viene hecha desde facturación y la parte de facturas de proveedor, con la introducción de las previsiones, esta casi hecha. ¿Qué va a pensar la persona que esta en la demo y hace todo este trabajo? Que su puesto de trabajo y su posición de privilegio en la empresa peligra. Nos estamos creando un enemigo en la entrada a la demostración. Hay que ser hábil en la presentación y si esta argumentación nos puede ayudar en alguna medida, será en otro momento, no en la demostración con los usuarios presentes. Otro tanto de lo mismo se puede decir de facturación. Desde luego hay que comunicar las ventajas de la solución integral y la eliminación de tareas repetitivas y no productivas para generar negocio, pero no debemos descuidar a los asistentes y su posible importancia en la toma de decisiones.

El lugar de la demostración y sus circunstancias son parte importante del desarrollo de la misma. Siempre que este en nuestra mano, debemos  pensar y valorar los elementos físicos de la reunión, si es en las oficinas del cliente: sala, proyector, lugar donde proyectar, tomas de electricidad, iluminación y espacio para los asistentes, etc..
En el caso de recibir la visita del cliente en nuestras oficinas hay que preocuparse de lo mismo, y no confiar en que, como lo tenemos todo controlado y asequible, no se van a producir incidencias. De hecho casi siempre hay detalles que requieren de nuestra dedicación porque por pequeña que sea la incidencia (fallo en el proyector, errores en los datos, errores en la documentación, etc.) siendo en nuestras oficinas tiene poca justificación.

No hay dos demostraciones iguales, siempre hay matices y diferencias,  aunque solo sea porque nos dirigimos a personas distintas. Hay que saber aprovechar lo común de la tarea de enseñar un producto de gestión empresarial y lo diferencial que supone,  haciendo un esfuerzo para no caer en la rutina y mostrar ilusión por lo que se muestra (la ilusión es contagiosa y genera confianza y empatía).

Todos los asistentes a una demostración creen, en mayor o menor medida, que su problemática es especial y compleja. No debemos olvidarlo. Aunque para nosotros sus problemas sean prácticamente rutinarios debemos mostrar mucho interés en escuchar su testimonio y darle respuesta con habilidad y valorando su reacción. Es muy habitual cortar a la persona que nos está contando algo, porque ya sabemos lo que nos va a decir, para enseñarle la solución. Eso no está bien, no es positivo, hay que tener paciencia y hacer que  la persona se sienta escuchada (ganamos su confianza) además de que con frecuencia en su relato puede haber variaciones al mensaje que damos por recibido antes de finalizar su escucha.

El comercial debe tomar nota de estos detalles, porque pueden ser argumentos claros de venta en algún momento de la negociación.

Durante la demostración, el protagonismo de la reunión debe recaer en el demostrador – consultor,  es su momento, aunque puntualmente pueda intervenir el comercial en el desarrollo de la reunión para aclarar algún aspecto comercial que lo requiera, o ante alguna situación de falta de entendimiento. Pero siempre debe quedar bien posicionado en la reunión la figura del consultor, como eje principal de la misma y como profesional especializado, con amplio conocimiento de la herramienta y del negocio y mucha experiencia acumulada en empresas de su sector.

5 / Conclusiones comerciales

Una vez finalizada la demostración es conveniente hacer valoración de la misma, preguntando directamente a los asistentes por su impresión y las soluciones aportadas a sus necesidades.
El documento escrito esta bien y se debe cubrir,  pero es importante escuchar opiniones mas allá de las preguntas que tienen una respuesta numérica,  así volvemos a darle un protagonismo directo a las personas y a ganar su confianza con la comunicación directa.

Es muy importante valorar el interés en el cambio y la previsión temporal del mismo. En este momento debemos hacer las dos preguntas de forma concreta para evitar luego supuestos de futuro no realistas. Si la previsión es una decisión cercana o inmediata en el tiempo, es fundamental establecer los pasos a seguir a partir de la reunión:

Cuadro licencias, presupuesto, traspaso de datos, servidor y comunicaciones, plazos de la oferta, previsiones de arranque, fases del proyecto, etc. etc. Hay que dar todos los pasos posibles para dejar encauzada la situación fijando el máximo de pasos posibles en el calendario inmediato. Estamos con el cliente y los posibles usuarios, es una situación que no sabemos cuando se puede volver a dar y a la que debemos sacar el máximo provecho para avanzar en el proceso de la venta.

Hay que marcar el siguiente paso y cerrar los margenes de evasión del proyecto:

¿Que vamos a hacer nosotros como paso siguiente?
¿Cual es el paso  inmediato del posible cliente?

Estas dos preguntas deben quedar con la respuesta fijada y el margen de fecha cerrado.


La Demostración de Software

En otra ocasión ya escribí sobre una parte para mí fundamental en el mundo del software. La DEMO o PREVENTA, es una parte fundamental en el negocio del software. Si ya te has leído el primer capítulo, vamos a entrar un poco más en detalle en el mundo de la demo de software.

Hay que vender con sentimiento, el software es algo intangible, algo que no se toca, no se ve, no se puede valorar. ¿Qué compra entonces el cliente? _Sentimiento, la persona que hace la presentación realmente vende su conocimiento en la materia que presenta. El cliente queda convencido no por el software que se muestre sino por el conocimiento de los ponentes en la materia expuesta.

Durante mi trayectoria dentro del software empresarial he visto como grandes productos son descartados por una mala demo y como un pésimo producto es aceptado por una demostración fuera de serie.

A. FASE PREVIA A LA DEMOSTRACIÓN


1.- Enviar una toma de datos.

Lo primero que debemos hacer cuando tenemos una DEMO es enviar al cliente una toma de datos. El objetivo de este documento es la recopilación de una serie de datos que se consideran necesarios para poder realizar la presentación de la solución.

El objetivo básico que perseguimos es obtener la mayor información posible sobre el cliente al que vamos a realizar la presentación. Cuanta mayor sea la información que tengamos sobre el cliente y su actividad, mayores serán las posibilidades de tener éxito en la DEMO. No importa lo bueno que sea nuestro software, lo realmente importante es saber que necesidad le podemos cubrir al cliente al que vamos a visitar.

¿Qué es una toma de datos?

2.- Informa al Equipo

Esto dependerá de la estructura de tu empresa. Si el comercial además es el preventa pues todo será más fácil, sino deberás de informar al preventa, consultor, formador o personas que van a desarrollar la demo de la existencia de la misma. En las grandes organizaciones tienen figuras exclusivas de preventa, cuya función es realizar demostraciones a potenciales clientes. Normalmente, los técnicos con carácter comercial son los que mejor desempeñan esta función. No podemos olvidar que preparar una buena demostración no se hace de un día para otro y hay que preparar todo a conciencia. Por ello el preventa debe de estar informado con suficiente antelación.

3.- Reunión Comercial/Preventa

Una vez recibida la Toma de datos, hay que reunirse para analizar la información y ver como enfocar la demostración. Tenemos que navegar por la página web del cliente para intentar conocer cualquier detalle que nos pueda servir. Es importante preparar la aplicación con datos específicos para el cliente, incluyendo sus logotipos e imágenes de su Web en los informes y menús.

Si tenemos una ppt o keynote de apoyo hay que adaptarla al cliente, incluyendo datos del cliente como, facturación, puestos de trabajo, flujos de trabajo,…  cuanta más información tengamos relacionada con el cliente al que vamos a visitar mejor impresión le daremos. Además se debería de preparar un orden del día básico en función del tiempo del que se disponga.

4.- Planificación de viaje

Cuanto más tiempo le dedicamos a planificar el viaje antes de partir, menos tiempo perderemos después en la acción comercial. Detalles como que el hotel esté cerca del cliente, conocer la distancia del aeropuerto a casa cliente, esos pequeños detalles son básicos para que la vida del comercial y el preventa sean más fáciles. Los GPS son una gran ayuda hoy día para resolver estas problemáticas.

5.- Llamada al cliente para confirmar

No sería la primera vez que llegas a un cliente y se olvidó de la cita. En esa llamada debemos aprovechar para confirmar los asistentes, fecha, hora, lugar de la Demo, si disponen de Internet, proyector y toda la información que tengamos a bien solicitar al cliente. Esta llamada se puede hacer entre tres y cuatro días antes de la demostración.

6.- Correo o SMS recordatorio.

Enviar un correo electrónico un día antes confirmando la visita y detallando el orden del día de trabajo es algo interesante y que recomiendo hacer. Una solución moderna a la par que innovadora es enviar un SMS recordando la cita al cliente. Todos estos detalles demuestran profesionalidad y son valorados por el cliente . Un detalle de este estilo puede hacer que la venta caiga de nuestro lado ya que la percepción que tenga el cliente de nosotros es básica. Recordemos aquello de La primera impresión, es la que cuenta.


7.- Preparar el material necesario.

Prepara bien el material necesario para realizar la demostración. El portátil, proyector, los cables y un alargador eléctrico son básicos para no quedar bloqueados por un inconveniente técnico. Todos sabemos que siempre falla algo en las demos, hay que dedicarle tiempo a revisar el portátil, el proyector, los cables,…

B. FASE POSTERIOR A LA DEMOSTRACIÓN


8.- Enviar encuesta de valoración.

¿Cómo mejorar una demostración? preguntando. Para hacer buenas demos de producto necesitas años de experiencia, el feedback del cliente es fundamental para conseguir la mejora continua. El cliente además se siente valorado cuando le preguntas su opinión.

¿Qué información debemos solicitar en la encuesta?


9.- Enviar correo de agradecimiento.

Un correo o llamada posterior a la demostración agradeciendo el tiempo y atención dispensados por el cliente es una acción de cortesía que puede ayudar a dejar un mejor sabor de boca.


10.- Mantener el contacto.

Un gran comercial me comentó una vez que en las ventas de software no existe un NO, por respuesta. Si después de realizar la demostración el cliente no está interesado en la solución, debemos mantener el contacto porque  puede existir un día en que el cliente necesite nuestros servicios. No podemos olvidar que el software se renueva de media cada cinco años, en mi vida he visto como cuentas se cierran tras 8 años de haber realizado la primera DEMO. No pierdas la Fe, ni el contacto.


presentacion

Encuesta de Valoración de una Demostración

Cuando acabamos de realizar una demostración o una preventa de software, existen una serie de preguntas básicas que realizar al cliente que nos pueden ayudar a mejorar nuestra DEMO:

1.-En la Fase Preliminar:


La Toma de Datos: ¿le pareció sencilla de cumplimentar? Sí/No

¿Ha participado en alguna demostración más de este tipo?  Sí /No

En caso afirmativo: ¿podría decirnos en cuáles?

2.-El comercial…:


En los contactos previos: ¿conoció su problemática? Sí /No

(Valore del 1 al 4):

»    El trato del comercial

»    Su conocimiento del sector

El consultor…:


(Valore del 1 al 4):

»    Se comunica de una forma clara y fácil de entender

»    Está al día de las novedades o cambios en el sector

»    Responde a sus preguntas con soluciones en la aplicación

3.-Demostración:


(Valore del 1 al 4):

»    La solución presentada cumple con sus demandas o expectativas

»    Le parece intuitiva la aplicación

»    Desarrollo de la demostración

»    Calidad del producto

¿Le parece suficiente la Documentación (informes) aportada? Sí/No

4.-Conclusión


¿Qué resaltaría de la solución?

¿En qué aspectos cree que se puede mejorar la presentación?

¿Recomendaría xxxx  a otras empresas? Sí /No   ¿Por qué?

opinion_encuesta